Monday, June 1, 2009

อยากให้วันหนึ่งมี 25 ชั่วโมง

เคล็ดลับในการบริหารเวลาเจ็ดประการที่อาจช่วยให้ชีวิตคุณดีขึ้น ...


ทุกวันนี้เราหาเวลาสนุกสนานกับชีวิตได้ยากขึ้นทุกที แต่เวลาทำงานในแต่ละวันกลับเพิ่มมากขึ้น เคยสงสัยไหมว่าคนที่ยุ่งมากที่สุดยังสามารถพัฒนาอาชีพจนประสบผลสำเร็จ แถมยังมีเวลาให้กับครอบครัวและกิจกรรมพักผ่อนหย่อนใจอีกด้วย ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำของคนเหล่านั้น

1. ใช้ช่วงเวลาทองอย่างชาญฉลาด คุณเคยสังเกตตัวเองไหมว่า ควรทำงานสำคัญๆ ตอนไหน คนเรามักรู้สึกตื่นตัวและสมองแล่นมากที่สุดในตอนเย็นและตอนคค่ำ ส่วนตอนบ่ายมักรู้สึกง่วงรวมทั้งเกิดอาการล้าในราวบ่าย 2 ถึง 3 โมง อุณหภูมิจะเพิ่มสูงสุดในช่วง 6 โมงเย็นถึง 2 ทุ่ม เวลาหลังจากนั้น คนส่วนใหญ่มักเชื่องช้าลง

ใช้ช่วงเวลาที่สมองแล่นจัดการงานยากๆ หรือที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ ส่วนช่วงที่หย่อนประสิทธิภาพค่อยหยิบหนังสือพิมพ์มาอ่าน จัดโต๊ะรุงรังหรือแยกจดหมาย คุณจะทำงานได้มากขึ้นและดีขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง หากปรับกิจกรรมให้เข้ากับสภาวะจิตใจ

2. วางแผนล่วงหน้า ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาเห็นพ้องต้องกันว่า ทุกนาทีที่ใช้ไปเพื่อวางแผนล่วงหน้าจะช่วยให้ได้ประสิทธิผลที่ดีตามมา ใช้เวลาวางแผนเพียง 20 นาที คุณก็ไม่ต้องมานั่งนึกว่าควรจะทำอะไรก่อนหลังดี อย่าแบกทุกอย่างไว้ในหัว อะไรที่จะต้องทำก็จดไว้ สมองจะได้ปลอดโปร่งและเหลือที่ว่างสำหรับความคิดสร้างสรรค์

จดรายการสิ่งที่ต้องทำทุกวัน ถ้ามีไม่ถึง 10 รายการ ให้ใส่ตัวเลขเพื่อลำดับความสำคัญ ถ้ามีเกิน 10 รายการให้จัดกลุ่มงานตามความสำคัญรีบด่วน แยกเป็นกลุ่ม "เอ" คือต้องจัดการด่วนที่สุด กลุ่ม "บี" คือสำคัญน้อยลงมา กลุ่ม "ซี" คืองานที่ไม่รีบด่วน

3. จัดการงานเอกสารอย่างมีแบบแผน การลดงานเอกสารควรทำอย่างไร เพื่อขจัดปัญหาดังกล่าว ควรพยายามฝึกตัวเองให้พุ่งความสนใจไปที่เอกสารสำคัญเท่านั้น

จงเลือกเอกสารสำคัญแล้วจัดไว้เป็นหมวดหมู่ "งาน" สำหรับสิ่งที่ต้องปฏิบัติหรือต้องแบ่งไปทำ "ข้อมูล" ที่ต้องวิเคราะห์เพื่อใช้ประกอบการทำงาน และ "เข้าแฟ้ม" คือเอกสารสำหรับใช้อ้างอิงในอนาคต หลังจากนั้นวางแฟ้ม "งาน" ไว้กลางโต๊ะทำงาน เก็บอีก 2 แฟ้มให้พ้นสายตา เพื่อป้องกันไม่ให้คุณเปลืองเวลาเพราะมัววอกแวกกับงานที่สำคัญน้อยกว่า

4. สกัดการขัดจังหวะ เคล็ดลับคือต้องหาวิธีป้องกันการสิ้นเปลืองเวลา โดยไม่ให้เสียน้ำใจผู้ที่เข้ามาขัดจังหวะการทำงาน แล้วจะทำอย่างไร คือเพียงแค่แง้มประตูไว้เป็นการบอกว่า ไม่อยากให้คนอื่นเข้ามา เว้นแต่ว่าจะมีธุระสำคัญจริงๆ เท่านั้น

อีกวิธีหนึ่งคือ รับมือกับแขกที่จู่ๆ ก็มาหาโดยไม่รู้ตัว โดยออกตัวว่าคุณมีงานยุ่ง แล้วค่อยนัดเวลาหลังจากสะสางงานเรีบยร้อยแล้ว

5. จัดการโทรศัพท์ให้อยู่หมัด ไม่มีอุปกรณ์ชนิดใดที่ช่วยประหยัดเวลาและทำให้เปลืองเวลาได้เท่ากับโทรศัพท์แล้ว การกำหนดระยะเวลาในการใช้โทรศัพท์ที่เยิ่นเย้อทำได้ด้วยการกำหนดระยะเวลาในการใช้โทรศัพท์ อีกวิธีหนึ่งคือเตือนคู่สนทนาด้วยประโยคที่ว่า "ก่อนที่เราจะวางหู ..."

ตั้งเป้าหมายการสนทนาไว้ให้ชัดเจนเสมอก่อนที่จะยกหูโทรศัพท์ ถ้าคุณมีเรื่องที่ต้องสนทนามากกว่า 2 เรื่อง ให้จดหัวข้อเอาไว้ ถ้านัดหมายล่วงหน้าเพื่อคุยธุระสำคัญโดยเฉพาะได้ก็ยิ่งดี

6. รอไปทำงานไป เมื่อต้องรอ ให้มีอะไรไกล้มือไว้อ่าน กระเป๋าเอกสารหรือแฟ้มจะช่วยเก็บจดหมาย รายงาน แม็กกาซีน ข่าวที่น่าสนใจ หรือมีหนังสือเล่มโปรดไว้อ่านตอนนั่งรอก็ได้นะจ๊ะ

7. พักเสียบ้าง การพักหลังจากการทำงานเป็นช่วงๆ จะช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นและดีขึ้น เช่นการงีบช่วงกลางวัน การออกกำลังกายทำให้สมองปรอดโปร่งและร่างกายผ่อนคลาย

No comments:

Related Post